Whistleblowing: il ruolo dell’OdV

Tabella dei Contenuti

Il ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV) nel sistema di Whistleblowing

Premessa

Il D.Lgs. 231/2001 ha introdotto la disciplina della responsabilità amministrativa degli enti per i reati commessi dai propri dipendenti nell’interesse o a vantaggio dell’ente stesso.

Il D.Lgs. 24/2023 ha riformato la disciplina del Whistleblowing, incidendo sui modelli di organizzazione, gestione e controllo previsti dal D.Lgs. 231/2001 (Modelli organizzativi) e sul ruolo dell’Organismo di Vigilanza (OdV). Whistleblowing: il ruolo dell’OdV.

In un precedente articolo, avevamo già analizzato il tema del whistleblowing ante riforma.

Compito e ruolo dell’OdV

1) Aggiornamento del Modello organizzativo:

L’OdV deve curare l’aggiornamento del Modello organizzativo in materia di Whistleblowing, prevedendo i canali di segnalazione interna e recependo le disposizioni del D.Lgs. 24/2023 (art. 1, comma 2).

L’OdV, inoltre, ha una funzione di impulso e di vigilanza sulle azioni di adeguamento del Modello (art. 6, comma 2, lett. b) ).

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2) OdV: Vigilanza sul funzionamento e sull’osservanza del Modello organizzativo

L’OdV vigila sulla tempestiva adozione dei canali di segnalazione interna e sulla loro conformità al D.Lgs. 24/2023 (art. 5).

Vigila sull’adozione delle procedure interne sul Whistleblowing (art. 6), sulla formazione, informazione e diffusione del Modello organizzativo e delle procedure interne sul Whistleblowing (art. 7).

Inoltre, vigila sull’effettività e accessibilità dei canali di segnalazione (art. 8), sull’effettivo funzionamento e osservanza del Modello e delle procedure interne sul Whistleblowing (art. 6, comma 2, lett. b).

3) OdV e la gestione delle segnalazioni interne

Il legislatore non ha previsto la coincidenza tra OdV e Gestore delle segnalazioni Whistleblowing (art. 5), pertanto, la scelta del Gestore è rimessa all’autonomia organizzativa di ciascun ente, in base alle sue esigenze (art. 5, comma 1). Whistleblowing: il ruolo dell’OdV

Ad ogni modo, l’OdV può essere coinvolto nella gestione delle segnalazioni, ma è preferibile evitare la sua coincidenza con il Gestore, soprattutto nelle medie e grandi imprese (art. 5, comma 2).

Diversamente, in caso di piccole imprese, l’OdV può essere il Gestore, con incarico e budget separati (art. 5, comma 3).

L’OdV deve ricevere dal Gestore delle segnalazioni informazione immediata di ogni segnalazione avente rilevanza “231” (art. 5, comma 4) potendo, altresì, essere coinvolto dal Gestore nella valutazione della rilevanza “231” della segnalazione.

L’OdV deve ricevere flussi informativi periodici dal Gestore su tutte le segnalazioni (art. 5, comma 5) e può essere inserito come destinatario delle segnalazioni, parallelamente al Gestore (art. 5, comma 6).

Devono, ad ogni modo, essere garantiti la riservatezza dell’identità delle persone coinvolte e il rispetto del GDPR (art. 10).

Gestione del Whistleblowing nei gruppi societari

Quanto ai gruppi societari, il D.Lgs. 24/2023 non fornisce indicazioni esaustive.

Ed invero, le società del Gruppo con meno di 249 dipendenti possono condividere un unico canale di segnalazione (art. 5, comma 7) mentre le società del Gruppo con più di 249 dipendenti devono dotarsi di un proprio canale di segnalazione (art. 5, comma 7).

L’OdV del Gruppo può svolgere un ruolo di coordinamento tra i diversi canali di segnalazione (art. 5, comma 8).

Conclusioni per l’ipotesi di whistleblowing ed il ruolo dell’OdV

L’OdV ha un ruolo importante nel sistema di Whistleblowing, sia in fase di aggiornamento del Modello organizzativo che di vigilanza sul suo funzionamento ed il coinvolgimento dell’OdV nella gestione delle segnalazioni deve essere attentamente valutato, tenendo conto delle dimensioni e della complessità dell’ente.

La gestione del Whistleblowing nei gruppi societari richiede un’attenta valutazione delle specificità del Gruppo stesso in assenza di indicazioni esaustive.

L’importanza di un OdV competente in materia di Whistleblowing

Nell’era digitale, dove la trasparenza e l’etica aziendale sono valori sempre più ricercati, le aziende si trovano ad affrontare nuove sfide in materia di Whistleblowing.

Come detto, il D.Lgs. 24/2023 ha riformato il sistema di Whistleblowing, introducendo nuove regole e responsabilità per le aziende. In questo contesto, nominare un Organismo di Vigilanza (OdV) altamente qualificato è fondamentale.

L’importanza di avere un OdV qualificato

Un OdV efficace promuove un ambiente sicuro e trasparente, incoraggiando i dipendenti a segnalare eventuali illeciti senza timore di ritorsioni.

L’Organismo di Vigilanza contribuisce a proteggere l’azienda prevenendo danni reputazionali e sanzioni finanziarie derivanti da condotte illegali o irregolari.

Inoltre, contiene il miglioramento della governance aziendale, rafforza il sistema di controllo interno e la cultura del rispetto delle regole.

Scopri di più sull’importanza di avere un OdV in azienda

Lo Studio Legale AMP: esperti in Whistleblowing e OdV

Lo Studio Legale AMP vanta un team di avvocati altamente qualificati in materia di Whistleblowing e Modelli 231. I nostri professionisti:

  • possiedono una conoscenza approfondita del D.Lgs. 231/2001 e del D.Lgs. 24/2023.
  • hanno esperienza maturata nella gestione di Organismi di Vigilanza in diverse realtà aziendali.
  • sono in grado di supportare le aziende nell’implementazione e gestione di un sistema di Whistleblowing efficace.

Requisiti per la nomina dell’OdV:

Il D.Lgs. 231/2001 prevede requisiti specifici per la nomina dell’OdV:

  • autonomia e indipendenza: L’OdV deve essere indipendente da qualsiasi funzione aziendale coinvolta nei processi di segnalazione e gestione delle segnalazioni.
  • professionalità: I componenti dell’OdV devono possedere adeguate competenze in materia di diritto, economia, organizzazione aziendale e gestione del rischio.
  • onorabilità: I componenti dell’OdV non devono aver riportato condanne penali per reati che incidono sulla loro idoneità al ruolo.
  • continuità d’azione: L’OdV deve essere in grado di operare in modo continuativo e duraturo.

Requisiti dell’OdV alla luce del Whistleblowing

Oltre ai requisiti previsti dal D.Lgs. 231/2001, l’OdV, alla luce della normativa sul Whistleblowing, deve possedere ulteriori caratteristiche per svolgere efficacemente il suo ruolo:

Conoscenza specifica del Whistleblowing:

  • L’OdV deve avere una conoscenza approfondita del D.Lgs. 24/2023 e delle sue implicazioni.
  • Deve essere in grado di comprendere e gestire le segnalazioni di whistleblowing in modo sicuro e trasparente.
  • Deve essere aggiornato sulle best practices e gli orientamenti giurisprudenziali in materia di Whistleblowing.

Capacità di gestione delle segnalazioni:

  • L’OdV deve avere un sistema efficace per ricevere, gestire e archiviare le segnalazioni di whistleblowing.
  • Deve essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del whistleblower.
  • Deve saper vagliare le segnalazioni e determinarne la rilevanza ai sensi del D.Lgs. 231/2001.
  • Deve saper attivare le opportune azioni investigative e correttive.

Competenze di comunicazione (requisito non sempre scontato):

  • L’OdV deve essere in grado di comunicare con efficacia con i dipendenti, il management e le autorità competenti.
  • Deve saper informare e sensibilizzare i dipendenti sul sistema di Whistleblowing e sulle sue modalità di utilizzo.
  • Deve saper comunicare con il whistleblower in modo empatico e rassicurante.

Indipendenza e autonomia:

  • L’OdV deve essere indipendente da qualsiasi funzione aziendale coinvolta nei processi di segnalazione e gestione delle segnalazioni.
  • Deve essere in grado di operare senza pressioni o interferenze da parte di altri organi aziendali.
  • Deve avere un budget autonomo per svolgere le sue funzioni.

Formazione:

  • L’OdV deve essere adeguatamente formato nella specifica materia del Whistleblowing e conoscere approfonditamente i Modelli 231.
  • La formazione deve essere periodicamente aggiornata per tener conto delle evoluzioni normative e giurisprudenziali.

In aggiunta ai requisiti sopra elencati, è importante che l’OdV sia composto da persone di comprovata integrità, professionalità e competenza.

L’OdV rappresenta un organo di fondamentale importanza per il corretto funzionamento del sistema di Whistleblowing e la sua efficacia dipende, in larga misura, dalle sue caratteristiche e capacità.

Lo Studio Legale AMP: al fianco delle aziende per un OdV efficace

Grazie alla comprovata esperienza e competenza, gli avvocati dello Studio Legale AMP possono essere nominati OdV o supportare le aziende nella scelta e formazione di un OdV efficace. Il nostro team è a disposizione per:

  • Valutare le esigenze specifiche dell’azienda.
  • Adeguare il Modello organizzativo al D.Lgs. 24/2023.
  • Fornire formazione all’OdV e al personale aziendale.
  • Gestire le segnalazioni Whistleblowing in modo sicuro e trasparente.

In un contesto normativo in continua evoluzione, affidarsi a un partner affidabile come lo Studio Legale AMP rappresenta la scelta migliore per tutelare l’azienda e i suoi dipendenti.

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